Minęły prawie 2 miesiące od publikacji artykułu o pandemii koronawirusa i środkach zapobiegawczych, które wprowadziliśmy w Prusa Research. Przez te dwa miesiące nauczyliśmy się żyć z maseczkami, utrzymywać tempo pracy mimo narzucanych państwowo ograniczeń, ale przede wszystkim: jak być bezpiecznym. Zdołaliśmy podarować ponad 130 000 przyłbic pracownikom na linii frontu.

W ciągu ostatnich kilku tygodni poznałem ogromną liczbę wspaniałych ludzi i firm, gotowych do bezsprzecznej pomocy w tych trudnych czasach – są to na prawdę inspirujące relacje. Wiele razy byłem pytany o środki ostrożności, które wprowadziliśmy w Prusa Research – na stronach z wiadomościami pojawiły się wpisy o nas, a my postanowiliśmy opublikować ten post o podjętych działaniach. Z czasem przybywało pytań i rozumiem dlaczego – nie każdy może skierować cały zespół ludzi do rozpatrzenia możliwych do wprowadzenia rozwiązań.

Dobrym punktem odniesienia jest dla mnie mój tata, który prowadzi sklep meblowy w małym miasteczku niedaleko Pragi – pozwala mi to spojrzeć na sposób działania mniejszych firm. Jest to trochę inny świat. W końcu w Prusa Research pracują ludzie z całego świata – od USA po Azję. Zdecydowałem się podsumować wszystko, czego się dowiedzieliśmy w przeciągu kilku ostatnich miesięcy, spojrzeć na to, co udało nam się osiągnąć i podzielić planami na przyszłość Prusa Research. Nie jesteśmy oczywiście epidemiologami, ale wszystkie nasze środki ostrożności bazują na informacjach, których źródłami są eksperci.

Pracuję z podejściem, że będzie to maraton, a nie przebieżka po parku. Innymi słowy: nie wydaje mi się, żebyśmy już byli na prostej. Proszę, gdziekolwiek żyjesz i pracujesz: zachowaj ostrożność. Może się wydawać, że dzisiaj wirus nie jest już tak groźny i nic nie powstrzymuje nas od powrotu do normalnego życia, ale może się to bardzo szybko zmienić na gorsze. Zachowaj bezpieczną odległość od innych, noś maseczkę ochronną wewnątrz budynków i w środkach transportu publicznego oraz unikaj dużych skupisk ludzi. W niektórych krajach druga fala COVID-19 jest już rzeczywistością. Wciąż wiemy bardzo mało o wirusie i jego powikłaniach występujących po dłuższym czasie. Mam nadzieję, że jestem w błędzie i sytuacja nie okaże się tak zła, ale lepiej być przygotowanym.

Z tego powodu ważne jest ustanowienie zasad, które są możliwe do utrzymania w długim okresie czasu. Inaczej mówiąc (wybacz słownictwo): takie, które nie są wrzodem na tyłku 🙂 Nikt nie będzie będzie w stanie na dłuższą metę respektować narzucanych odgórnie ograniczeń, wliczając w to mnie 🙂

Wszystko, co w tym temacie robimy podporządkowujemy jednej, uniwersalnej zasadzie: bardzo ważne jest przekazanie ludziom DLACZEGO wymaga się od nich podejmowania jakichś działań. “Bo tak” to zła odpowiedź. Gdy kilka tygodni przed pandemią wprowadziliśmy kilka środków zapobiegawczych, ludzie zrozumieli ich cel i nikt nie twierdził, że robimy niepotrzebne zamieszanie.

Podzieliliśmy je na trzy kategorie:

1. Jak utrzymać COVID-19 z dala of firmy
2. Jak zapobiec rozprzestrzenianiu się COVID-19 w firmie
3. Jak pomóc naszemu zespołowi w uniknięciu zakażenia poza firmą

Jak utrzymać COVID-19 z dala of firmy

Pomiar temperatury ciała

Proste, ale bardzo ważne – nawet po zakończeniu pandemii COVID-19. Kupiliśmy kilka kamer termowizyjnych i zainstalowaliśmy je przy bramkach wejściowych. Pewnie, jest to drogie rozwiązanie, ale zanim je wprowadziliśmy, poprosiliśmy pracowników o pomiar temperatury w domu, przed przyjściem do pracy. Obydwa rozwiązania są bardzo efektywne. Oczywiście, żadne z nich nie zapewnia 100% bezpieczeństwa, ale ich skuteczność jest wysoka. Jeśli pracownik ma temperaturę ciała wyższą niż 37,3°C, prosimy, aby został w domu do czasu, aż poczuje się lepiej. Ludzie czasami czują potrzebę pójścia do pracy, nawet jeśli mają np. grypę, a pomiar temperatury to dobry sposób na pozostawienie ich w domu, aby odpoczywali, zamiast pracować.

Zamknięcie dla odwiedzających

Do budynku nie ma wstępu nikt spoza naszego zespołu. Wszystkie odbiory produktów są przyjmowane z bezpiecznej odległości na terenie firmy (poza budynkiem). Trochę obawialiśmy się tego rozwiązania, ale okazało się, że nie ma żadnego negatywnego wpływu. Nie każdy może pozwolić sobie na taką opcję – sklepy są w zupełnie innej pozycji. Jeśli jednak Twój biznes na to pozwala, wprowadź takie rozwiązanie. Co prowadzi nas do…

Brak spotkań poza firmą

Zdecydowana większość spotkań może odbywać się online – telekonferencje, maile… Ta zasada zostanie z nami na dłużej. Mam wrażenie, że lunch biznesowy jest przeżytkiem – treść jest ważniejsza od formy.

Plexiglass na recepcji

Jeden z pierwszych kroków, które podjęliśmy. Zrobiliśmy to mimo zamknięcia się dla odwiedzających, więc mogłoby się wydawać, że nie ma sensu, ale tak nie jest. Nasi pracownicy przechodzą przez recepcję aby odebrać paczki zaadresowane do nich, zapomniane identyfikatory itp.

Kadry / zatrudnianie

Jesteśmy szczęściarzami, mogąc rozwijać się mimo trudnych czasów – dlatego wciąż potrzebujemy kolejnych rąk na pokładzie. Wprowadziliśmy efektywne rozwiązanie: pierwszy etap rekrutacji to rozmowa przez Skype, druga odbywa się w wynajętym namiocie obok naszego budynku, co pozwala nam zachować potrzebny dystans między ludźmi. Następnie wymagany test na COVID-19 (opłacany przez firmę) i to wszystko. Może wydawać się to niekonwencjonalne, ale pokazuje naszą zdolność do adaptacji i improwizacji.

Jak zapobiec rozprzestrzenianiu się COVID-19 w firmie

Każdy nosi maseczkę

Bez wyjątków. Byłem bardzo zaskoczony, gdy dowiedziałem się, że nie jest to zbyt szeroko stosowane rozwiązanie. Mam też wrażenie, że jest tu sporo niezrozumienia – nosząc maseczki chronimy siebie nawzajem. Czesi nie są przyzwyczajeni do ich noszenia tak, jak np. Japończycy. Tam nikt nie ma problemów zdrowotnych z tym związanych, co jest najczęściej powtarzaną wymówką.

Miejmy więc innych na uwadze. Jest to pewnie odrobinę niekomfortowe, ale w żaden sposób nie ograniczające, a jest jednak prostym, ale efektywnym sposobem ochrony siebie nawzajem przed zarażeniem – chociażby zwykłym przeziębieniem. Chciałbym, aby noszenie maseczki było powszechne, nie tylko w trakcie pandemii. Potrzebna jest jednak zmiana myślenia społeczeństw. Pamiętam, jak przyjście do szkoły w chorobie było uważane za chwalebne, ponieważ wyrażało zainteresowanie edukacją. A tydzień później wszyscy byli chorzy – łącznie z nauczycielem…

Przerwy pomiędzy zmianami

Jeśli to możliwe, między zmianami stosujemy 30-minutowe przerwy. Daje nam to czas na zdezynfekowanie miejsc pracy, a zespoły z sąsiadujących zmian nie spotykają się w szatni, ani przy wejściu. Jeśli ktoś okaże się zarażony, to nie będziemy musieli poddawać kwarantannie wszystkich. Ta zmiana nie przynosi praktycznie żadnych kosztów.

Oddzielenie miejsc pracy

Pracownicy nie muszą nosić maseczek, jeśli przebywają w swoich biurach (np. siedzą przy komputerze). Muszą jednak zakładać je podczas poruszania się po budynku lub zbliżania na odległość mniejszą niż 2 metry od siebie. Są one również wymagane w sekcji produkcyjnej, gdzie zagęszczenie osób jest wyższe. Zaczęliśmy również dodawać panele z pleksi, aby oddzielić miejsca pracy od siebie. Każde dodatkowe zabezpieczenie ma znaczenie.

Okienko w dziale kadr

Wycięliśmy okienka w drzwiach do działów, które są najczęściej odwiedzane – np. kadry. Prawie nic to nie kosztuje, a większość spraw można załatwić w ten sposób w ciągu kilku minut.

Minimalna liczba spotkań wewnętrznych

Nasze wewnętrzne spotkania prowadzimy teraz głównie online i wszystko wciąż działa. Zwiększyło to również ich efektywność, ponieważ są prowadzone bardziej do rzeczy. Czasami jednak lepiej jest porozmawiać twarzą w twarz – wtedy maseczki dobrze się sprawdzają. Możemy również wyjść na dwór – mamy taras, a pogoda teraz temu sprzyja. Innym skutecznym rozwiązaniem jest szerokokątna kamera, która jest w stanie objąć całe pomieszczenie.

Dystrybucja środków dezynfekcyjnych

Dostępność środków do dezynfekcji jest już dość stabilna i można je kupić w sklepie. Jednak kilka tygodni temu były całkowicie wyprzedane, dlatego zaczęliśmy produkcję własnego, opartego na zaleceniach WHO (możliwe, że byliśmy jednymi z pierwszych, którzy zaczęli wytwarzać go wg tej receptury). Rozdysponowaliśmy płyn wśród naszej załogi i pozwoliliśmy na zabieranie go do domu.

Umieściliśmy również stojaki z płynem na każdym piętrze – ważne jest, aby były dostępne na uczęszczanych szlakach komunikacyjnych. Nikt nie będzie ich używał, jeśli zostaną schowane gdzieś w ciemnym kącie z dala od wszystkiego 🙂

Automatyczne drzwi / klamki nienaciskane ręką

Oceniliśmy przepływ osób w budynku i umieściliśmy automatyczne drzwi w najczęściej otwieranych przejściach, aby wyeliminować „wspólne powierzchnie”, czyli takie, które są dotykane przez wiele osób, np. klamki drzwi. Jest to droższe rozwiązanie, ale istnieją alternatywy, np. klamki, które możemy nacisnąć łokciem lub stopą.

Miedziane klamki

Obecnie w trakcie – wymieniamy zwykłe klamki w drzwiach na wykonane z miedzi, które obniżają ryzyko przenoszenia drobnoustrojów. Obecnie dezynfekujemy je trzy razy dziennie.

Bezkontaktowe krany i podajniki ręczników

Ze względu na to, że mieścimy się w starym budynku, wszędzie były zainstalowane zwykłe (mechaniczne) krany i podajniki papieru. Wymieniamy je na bezkontaktowe, aby ograniczyć wspólne powierzchnie.

Dezynfekcja ozonem

Każdej nocy dezynfekujemy większość przestrzeni wewnętrznych generatorem ozonu. W ten sposób są dezynfekowane m.in. środki transportu publicznego.

Oddzielenie zespołów

Zespoły kluczowe dla produkcji zostały podzielone na mniejsze grupy, aby unikać kontaktu.

Home office

Każdy, kto może pracować z domu, zostaje w nim. Obecnie szukamy możliwości bezpiecznego powrotu ludzi do biur. Na razie mają możliwość pracy w biurze przez 2-3 dni w tygodniu, z limitem 3 osób na biuro. Prosty współdzielony kalendarz pomaga im organizować zmiany.

Darmowe testy i dodatkowe dni chorobowe

Prywatne testy są już dostępne, więc raz w miesiącu możemy na koszt firmy zrobić test każdemu, bez dodatkowych warunków. Zwiększyliśmy również liczbę dni „zwolnienia chorobowego” z 7 do 15. Dla kontekstu: W Czechach każdy ma prawo do zwolnienia lekarskiego (płatnego w wysokości 60% pensji) do czasu wyleczenia. Zwolnienie chorobowe jest naszym dodatkiem do zwolnienia lekarskiego, np. w przypadku migreny. Dzięki temu pracownicy nie muszą zastanawiać się, czy powinni wrócić już do pracy, jeśli nie czują się jeszcze całkiem wyleczeni – mogą zostać w domu bez diagnozy lekarskiej, otrzymując wypłatę w pełnym wymiarze (bez martwienia się o wyrobienie planu itp.).

Jak pomóc naszemu zespołowi w uniknięciu zakażenia poza firmą

Stołówka

Dzielimy stołówkę z inną firmą, więc doszliśmy do porozumienia, że będziemy z niej korzystać w określonym okienku czasowym. Nic to nie kosztuje, a zmniejsza ryzyko zarażenia.

Maseczki ochronne lub oddechowe

Każdy nosi maseczkę ochronną lub oddechową. Zapewniamy je pracownikom nieodpłatnie, a każdy może wybrać najwygodniejszą opcję. Mamy jednorazowe maseczki chirurgiczne, wielorazowe, które można prać, chusty… Tutaj również staramy się zaoferować wiele możliwości, aby każdy wybrał najbardziej mu pasującą. Zwiększa to szansę, że będą używane regularnie.

Niedawno zaczęliśmy rozdawać pracownikom maski oddechowe FFP2, w ilościach, które wystarczają nie tylko im, ale także ich rodzinom. Przydadzą się, jeśli druga fala COVID-19 uderzy w nasz kraj.

Transport – wspólne dojazdy i rowery

Przepełniony transport publiczny zwiększa szansę rozprzestrzeniania się choroby. Na początku kwarantanny dostrzegłem, że rowery są świetnym sposobem poruszania się po mieście. Wraz z moim przyjacielem, Tomasem Cuprem (czeskim przedsiębiorcą i inwestorem), zdecydowaliśmy dofinansować lokalny projekt wypożyczania rowerów zwany Rekola, aby ludzie w całym kraju mogli za darmo używać ich przez 2 tygodnie. Postawiliśmy również wiatę przed budynkiem, aby pracownicy mogli zostawiać w niej rowery dojeżdżając do pracy.

Praga jest jednak dość dużym miastem i nie każdy ma możliwość dojeżdżać na rowerze. Dlatego zorganizowaliśmy wspólne dojazdy do pracy. Pracownicy otrzymują dodatki do pensji za podwożenie współpracowników.

Targi i pokazy

Odwołaliśmy uczestnictwo we wszystkich targach, pokazach i innych wydarzeniach w tym roku, a zrobiliśmy to zanim jeszcze zostały odwołane przez organizatorów. Mamy ponad 10-osobową grupę, która w ciągu roku odwiedza około 40 wydarzeń na całym świecie. Obecnie skłaniam się ku decyzji nieuczestniczenia w żadnych wydarzeniach do czasu opracowania szczepionki na SARS-CoV-2. W międzyczasie staramy się dostarczyć Wam więcej treści online.

Nasz własny fryzjer 🙂

Okej, to jest dość niespotykane, ale świetne, więc tym bardziej warto o tym wspomnieć – niektórzy z naszych pracowników są fryzjerami. Zorganizowaliśmy mały „zakład fryzjerski” na tarasie, gdzie strzyżemy naszą ekipę. Prawdę mówiąc, było to potrzebne 🙂 Po tygodniach w kwarantannie niektórzy z nas stawali się lekko… nieuporządkowani. A jedyne otwarte zakłady fryzjerskie to te dla psów. Osiągamy też postępy! Zaczęliśmy od prostej maszynki do strzyżenia, ale oferujemy już również pasemka 😉 Wydaje się to dość dziwne, ale w istocie jest bardzo pożyteczne i prowadzi do polepszania relacji w zespole.

Zewnętrzna strefa sportowa

Po uczczeniu sukcesu naszego zakładu fryzjerskiego postanowiliśmy zająć się jeszcze jednym obszarem: siłownią pod gołym niebem. Będzie dostępna dla pracowników na zewnątrz, obok namiotu kadr, o którym wspomniałem. W ten sposób ludzie mogą uprawiać zdrową aktywność fizyczną bez chodzenia na siłownię, gdzie ryzyko zarażenia jest wysokie.

Mam nadzieję, że chociaż niektóre z punktów mojej listy okażą się Tobie przydatne. Utrzymaliśmy te środki przez trochę ponad 2 miesiące głównie dzięki odpowiedzialności i ostrożności, a dzięki temu nie musieliśmy narzucać bardziej uciążliwych ograniczeń na nasze działania. Nie wahaj się podzielić z nami swoimi doświadczeniami, aby zainspirować innych. Razem jesteśmy silniejsi!