Sono passati quasi due mesi dal mio articolo sulla pandemia del Coronavirus e sulle misure preventive che abbiamo adottato in Prusa Research. Durante questi due mesi abbiamo imparato a convivere con le mascherine, a tenere il passo con tutte le nuove normative statali e, soprattutto, a stare al sicuro. E siamo riusciti a donare oltre 130.000 visiere al personale in prima linea.

Nelle ultime settimane, Ho incontrato un numero incredibile di persone meravigliose e di aziende fantastiche, contribuendo all’unanimità in questi tempi difficili – molte persone e aziende veramente ispiratrici. E mi è stato chiesto più volte delle precauzioni che abbiamo preso in Prusa Research – ci sono stati alcuni siti web che ci hanno menzionato nelle notizie e abbiamo pubblicato questo post sul blog in merito alle misure di sicurezza. Con il tempo, abbiamo ricevuto altre domande e capisco perché – non tutti possono dedicare un intero team di esperti alla ricerca di precauzioni e misure di sicurezza come abbiamo fatto noi.

Un buon punto di riferimento per me è mio padre, che ha un negozio di mobili in una piccola città non lontano da Praga – questo mi permette di vedere come le piccole aziende locali gestiscono le cose. È un mondo leggermente diverso. Dopotutto, abbiamo gente da tutto il mondo in Prusa Research – dagli Stati Uniti all’Asia. Così ho deciso di riassumere tutto quello che abbiamo imparato negli ultimi mesi, guardare indietro a quello che abbiamo già fatto e condividere quello che c’è ancora da fare per Prusa Research. Naturalmente non siamo epidemiologi, tutte le nostre precauzioni e misure si basano su informazioni condivise da esperti.

Lavoro con il presupposto che questa sarà una maratona, non solo qualche giorno di disagio. In altre parole: non credo che siamo ancora fuori pericolo. Per favore, tutti quanti, non importa dove vivete e lavorate: siate prudenti. Può sembrare che il virus sia meno minaccioso oggigiorno e non c’è niente che ci impedisca di tornare alla nostra vita normale, ma la situazione potrebbe prendere una brutta piega. Mantenere una distanza di sicurezza dagli altri, indossare una maschera facciale all’interno degli edifici e nei trasporti pubblici ed evitare luoghi con una elevata presenza di persone. In alcuni paesi, la seconda ondata di COVID19 è già una realtà. Sappiamo molto poco del virus e dei suoi effetti a lungo termine. Spero di sbagliarmi e che la situazione non sia così grave, ma è molto meglio essere preparati.

Per questo motivo è importante stabilire regole che siano sostenibili nel lungo periodo. In altre parole, mi perdonerete l’espressione: non sono una rottura di scatole 🙂 Ma nessuno obbedirà per molto tempo a ordini rigorosi e autorevoli. Compreso me 🙂

Quindi c’è una regola generale per tutto quello che facciamo qui: è molto importante spiegare alle persone PERCHÉ sono tenute a fare certe cose. “Perché l’ho detto io” è la risposta sbagliata. Quando abbiamo messo in atto diverse precauzioni settimane prima dell’inizio della pandemia, la gente ha capito perché sta succedendo e nessuno ha pensato che stessimo facendo un polverone inutile su questa situazione.

Abbiamo diviso le azioni in tre categorie:

1. Come tenere COVID19 lontano dall’azienda
2. Come evitare che COVID19 si diffonda in azienda
3. Come aiutare il nostro team contro il contagio all’esterno

Come tenere COVID19 lontano dall’azienda

Misurazioni della temperatura corporea

Qualcosa di veramente basilare, ma molto importante – anche dopo la scomparsa della pandemia COVID19. Abbiamo comprato una telecamera termica e l’abbiamo installata vicino al cancello di sicurezza. Certo, è una soluzione costosa, tuttavia, prima di installarla, abbiamo semplicemente chiesto ai nostri dipendenti di misurare la loro temperatura corporea individualmente a casa usando un termometro. Entrambe le soluzioni sono molto efficaci. Naturalmente non è una soluzione a prova di proiettile al 100%, ma funziona bene. Quindi, se un dipendente che va al lavoro ha una temperatura corporea superiore ai 37,3°C, gli chiediamo gentilmente di rimanere a casa finché non si sentirà meglio. A volte le persone sentono il bisogno di andare al lavoro quando hanno, per esempio, l’influenza – e questo è un buon modo per impedire loro di lavorare quando dovrebbero riposare.

Chiuso ai visitatori

Non permettiamo a nessuno, tranne al nostro team, di entrare nell’edificio. Tutti i ritiri vengono effettuati a distanza di sicurezza nei locali dell’azienda. Avevamo un po’ paura di questa opzione, ma non ci sono stati effetti negativi. Non tutti possono permettersi di fare la stessa cosa, i negozi/showroom sono in una posizione completamente diversa. Tuttavia, se la vostra azienda lo permette, fate pure. Il che mi porta a…

Nessun incontro al di fuori dell’azienda

La stragrande maggioranza delle riunioni può essere tenuta online – videochiamate, e-mail,… Immagino che in futuro ci atterremo a questa politica. Credo che un pranzo di lavoro sia un concetto un po’ superato. L’efficienza è più importante della forma.

Plexiglass alla reception

Uno dei primi passi che abbiamo fatto. L’abbiamo realizzato nonostante il fatto che siamo comunque chiusi al pubblico, quindi potrebbe sembrare che non abbia alcun effetto in questo momento, ma è vero il contrario. I nostri dipendenti vanno ancora alla reception per ritirare i pacchi personali, documenti d’identità dimenticati, ecc.

Risorse umane / Assunzioni

Siamo uno delle poche fortunate e continuiamo a crescere anche in questi tempi difficili – e abbiamo bisogno di più persone nel nostro team. Ecco una soluzione efficace: Il primo giro di colloqui si fa su Skype, il secondo in una tenda in affitto vicino al nostro edificio, che ci permette di mantenere la distanza consigliata tra le persone. Poi un test COVID19 richiesto (pagato dall’azienda) e questo è tutto. Anche se all’inizio può sembrare poco ortodosso, dimostra la volontà di adattarsi e di improvvisare.

Come evitare che COVID19 si diffonda in azienda

Tutti indossano una mascherina

Nessuna eccezione. Sono rimasto davvero sorpreso di apprendere che non è una cosa molto diffusa. Ma immagino che si tratti solo di una sorta di malinteso: indossando le mascherine ci proteggiamo l’un l’altro. A dire il vero, nel nostro paese non siamo abituati alle maschere facciali, a differenza di altri paesi come il Giappone. E nessuno ha problemi di salute causati dall’indossarle (il che sembra essere una scusa comune per non indossarle).

Quindi siate premurosi con gli altri. Forse può essere un po’ scomodo, ma non è in alcun modo limitante ed è un modo semplice, ma efficace per proteggersi l’un l’altro dalla possibilità di ammalarsi, anche se si è affetti da un semplice raffreddore. Indossare una mascherina è qualcosa che preferirei diventasse qualcosa di consueto, non solo un “fastidio durante una pandemia”. La mentalità collettiva dovrà però cambiare. Ricordo ancora come l’andare a scuola quando si era ammalati era considerato lodevole perché dimostrava interesse per l’istruzione. Eppure, una settimana dopo, tutti si ammalavano – incluso l’insegnante.

Pausa tra i turni

Dove possibile, abbiamo una pausa di 30 minuti tra un turno e l’altro. Ci dà il tempo di disinfettare il posto di lavoro e le due squadre non si incontrano negli spogliatoi e all’ingresso. Se qualcuno si infetta, non tutti dovranno essere messi in quarantena. Questa misura non costa quasi nulla.

Separazione delle postazioni di lavoro

Quando i dipendenti sono nei loro uffici (ad esempio, seduti al computer), non devono indossare maschere facciali. Tuttavia, quando si spostano nell’edificio o si avvicinano a meno di 2 metri l’uno dall’altro, le indossano. Le maschere facciali sono necessarie nel reparto di produzione, dove c’è un’alta concentrazione di persone. Inoltre, stiamo iniziando ad aggiungere pannelli di plexiglass ai posti di lavoro separati. Ogni strato di protezione in più è importante.

Finestra del dipartimento Risorse Umane

Abbiamo creato delle finestre nelle porte dei reparti visitati di frequente – come quello delle risorse umane. Non costa praticamente nulla tagliare una finestra nella porta. La maggior parte delle questioni possono essere risolte in pochi minuti attraverso la finestra.

Minimo di riunioni interne

Adesso facciamo riunioni interne per lo più online e funziona ancora tutto. Questo ha reso le cose un po’ più efficienti, dato che le riunioni sono più mirate. Tuttavia, a volte è meglio parlare con gli altri di persona, quindi una semplice maschera facciale funziona bene. Oppure possiamo andare fuori – abbiamo una terrazza e il tempo è già bello. Un’altra buona soluzione è una buona webcam widescreen che può inquadrare un’intera sala.

Distribuzione dei disinfettanti

Dal momento che adesso la situazione è più tranquilla, è anche possibile acquistare disinfettanti nei negozi. Tuttavia, un paio di settimane fa, erano completamente esauriti, per questo motivo abbiamo deciso di preparare il nostro disinfettante in base alle istruzioni dell’OMS (potremmo essere stati i primi a farlo da queste parti). Abbiamo distribuito il disinfettante al nostro personale e hanno potuto portarlo anche a casa.

Abbiamo anche posizionato degli scaffali con disinfettanti su ogni piano – la parte importante è che si trovano direttamente accanto ai percorsi più frequentati. Nessuno li userà se sono bloccati da qualche parte in un angolo buio lontano da tutto 🙂

Porte automatiche / maniglie senza contatto

Abbiamo valutato i luoghi con il maggior flusso di persone e abbiamo installato porte automatiche dove è necessario eliminare le “superfici condivise” dove più persone avrebbero toccato la stessa superficie, come una maniglia della porta. Si tratta di una soluzione più costosa, ma esistono alternative – ad esempio, le maniglie delle porte possono essere sostituite da maniglie per porte a mani libere, che vengono azionate con il gomito o con il piede.

Maniglie in rame

Attualmente, in fase di realizzazione – sostituiremo le normali maniglie delle porte con maniglie in rame, che riducono il rischio di trasmissione. Per ora, disinfettiamo le maniglie tre volte al giorno.

Rubinetti e dispenser di asciugamani contactless

Dato che siamo in un edificio più vecchio, c’erano rubinetti normali e distributori di asciugamani meccanici ovunque. Sostituendoli con versioni contactless sono state rimosse molte aree di contatto.

Disinfezione con ozono

Ogni notte disinfettiamo la maggior parte degli spazi interni con un generatore di ozono. È così che vengono disinfettati, ad esempio, i veicoli dei trasporti pubblici.

Separazione delle squadre

Le squadre fondamentali per la produzione sono separate in gruppi più piccoli, in modo da non incontrarsi.

Ufficio a casa

Coloro che possono lavorare da casa, rimangano a casa. Attualmente, stiamo cercando di capire come consentire a questi dipendenti di tornare in ufficio in sicurezza. Attualmente, possono venire in ufficio per 2-3 giorni alla settimana con un limite di 3 persone per ufficio. Un semplice calendario online può aiutare a organizzare i turni.

Test gratuiti e congedo per malattia extra

I test privati sono già possibili, quindi tutti possono essere testati una volta al mese a spese dell’azienda. Nessuna domanda. Abbiamo anche aumentato il numero dei cosiddetti “giorni di malattia” da 7 a 15. Per contestualizzare il tutto: per legge (qui in Repubblica Ceca) il congedo per malattia è retribuito per tutti (60% del reddito normale) fino alla guarigione, come dovrebbe essere ovunque. I giorni di malattia sono un ulteriore vantaggio per noi, di solito per cose come una brutta emicrania. Nei giorni di malattia non è necessario pensare a cose come l’andare al lavoro se non ci si sente bene – si può semplicemente restare a casa perché non si ha bisogno di una diagnosi medica e si ottiene comunque un reddito pieno (e non si deve pensare a raggiungere gli obiettivi, ecc.).

Come aiutare il nostro team contro il contagio all’esterno

Mensa

Condividiamo la mensa con un’altra azienda, quindi abbiamo concordato che ci sarà una fascia oraria specifica per i nostri dipendenti. Non ci costa nulla e abbassiamo il rischio di trasmissione.

Mascherine facciali e respiratori

Tutti indossano mascherine o respiratori. Le forniamo gratuitamente al nostro team e tutti possono scegliere l’opzione più adatta alle loro esigenze. Abbiamo maschere chirurgiche monouso, maschere lavabili, sciarpe… Anche in questo caso, stiamo cercando di offrire più opzioni in modo che la gente possa scegliere la soluzione meno invadente. Aumentando così le possibilità che le persone le indossino regolarmente.

Recentemente abbiamo iniziato a distribuire respiratori FFP2 in numero sufficiente non solo per i membri del team, ma anche per le loro famiglie. Ci saranno utili nel caso in cui una seconda ondata di COVID19 colpisca il Paese.

Trasporti – car pooling e biciclette

Il sovraffollamento dei trasporti pubblici aumenta le possibilità di diffusione della malattia. All’inizio della quarantena, ho riconociuto le biciclette come un ottimo mezzo per spostarsi in città. Insieme al mio amico, Tomas Cupr (imprenditore e investitore ceco), abbiamo deciso di sponsorizzare un progetto locale di bike sharing chiamato Rekola, in modo che la gente potesse usarle gratuitamente in tutto il paese per due settimane. Abbiamo anche costruito una rastrelliera coperta per biciclette davanti all’edificio, in modo che la gente possa andare al lavoro in bicicletta.

Tuttavia, Praga è una città piuttosto grande, quindi non tutti possono andare al lavoro in bicicletta. Per questo motivo abbiamo deciso di aiutare a organizzare il car pooling / viaggi in auto condivisa. I membri del team ricevono dei bonus economici per accompagnare i colleghi al lavoro.

Mostre ed eventi

Abbiamo cancellato la nostra partecipazione a tutte le mostre, gli spettacoli e gli eventi di quest’anno. E questo prima ancora che gli organizzatori cancellassero gli eventi. Andiamo fino a 40 eventi ogni anno, c’è un gruppo di più di 10 persone che vanno in tutto il mondo, tutto l’anno. Al momento sono favorevole alla decisione di saltare tutti gli eventi fino alla diffusione di un vaccino per COVID19. Nel frattempo, stiamo cercando di portarvi contenuti extra online.

Il nostro parrucchiere 🙂

Va bene, è una cosa molto specifica, ma è piuttosto impressionante e credo che meriti di essere menzionata – alcuni dei nostri colleghi sono infatti parrucchieri. Così abbiamo allestito una piccola area sulla nostra terrazza, dove è possibile ottenere un taglio di capelli alla moda. A dire il vero, era necessario 🙂 Dopo settimane di quarantena, alcuni di noi iniziavano a sembrare un po’… in disordine. E gli unici parrucchieri che potevano aprire erano solo quelli per cani. E ci sono stati anche dei progressi! Abbiamo iniziato con una semplice tosatrice, ma ora possiamo anche fare i colpi di sole 😉 Sembra un po’ folle, ma alla fine è abbastanza utile e ha rafforzato i rapporti all’interno del team.

Area sportiva esterna

Dopo aver festeggiato il successo con il nostro salone di parrucchiere interno, abbiamo deciso di affrontare un’altra area: una palestra a cielo aperto. Sarà a disposizione dei nostri colleghi all’esterno, accanto alla tenda delle risorse umane di cui ho parlato prima. In questo modo, le persone potranno svolgere un’attività salutare senza dover andare in palestra, dove il rischio di trasmissione potrebbe essere maggiore.

Spero che alcuni di voi possano trovare utile questa lista. Ci siamo attenuti a queste misure per un po’ più di due mesi e, soprattutto grazie alla nostra responsabilità e alla nostra prudenza, non abbiamo dovuto porre pesanti restrizioni alle nostre attività aziendali. Sentitevi liberi di condividere le vostre idee che avete messo a frutto nelle vostre aziende e di ispirare gli altri. Insieme, siamo più forti!