Cela fait presque deux mois que j’ai écrit mon article traitant de la pandémie liée au Coronavirus et des mesures préventives que nous avons prises à Prusa Research. Au cours de ces deux derniers mois, nous avons appris à vivre avec des masques, à conserver notre rythme en prenant en compte les préconisations nationales, et surtout : à rester en sécurité. Et nous avons réussi à faire don de plus de 130 000 écrans faciaux aux professionnels en première ligne. Au cours de ces dernières semaines, j’ai rencontré un nombre incroyable de gens formidables et d’entreprises remarquables, qui apportent leur aide unanimement – ce sont des individus et des organisations qui nous inspirent véritablement. Et on m’a demandé plusieurs fois quelles précautions nous prenions à Prusa Research – il y a des sites web qui nous mentionnaient au milieu d’autres nouvelles et nous avons fait cette publication sur le blog au sujet des mesures de sécurité. Plus le temps passait, plus nous avions de questions et je comprends pourquoi – tout le monde ne peut pas dédier une équipe entière à la recherche de mesures de précautions comme nous l’avons fait De mon point de vue, mon père est un bon exemple, car il s’occupe d’un magasin de meubles dans une petite ville près de Prague – cela m’a permis de voir comment des entreprises locales plus petites géraient les choses. C’est un monde légèrement différent. Après tout, nous accueillons des personnes venues du monde entier à Prusa Research – depuis les USA jusqu’à L’Asie. J’ai donc décidé de résumer tout ce que nous avions appris au cours de ces derniers mois, de faire le bilan de ce que nous avions déjà fait et d’expliquer ce qui allait maintenant se passer à Prusa Research. Bien entendu, nous ne sommes pas épidémiologistes, toutes les précautions et les mesures que nous prenons sont basées sur des informations données par des experts. Je pars du principe que cela va être un marathon, pas seulement quelques jours de désagrément. En d’autres termes : je ne pense pas que nous soyons tirés d’affaire. Alors je vous en prie, vous tous, peu importe où vous vivez et quel est votre travail : faites attention. On pourrait croire que le virus est moins menaçant ces derniers temps et rien ne nous empêche de revenir à nos habitudes de vie, mais le pire pourrait à nouveau survenir. Respectez une distance de sécurité avec les autres personnes, portez un masque dans les bâtiments et dans les transports en public et évitez les lieux où il y a beaucoup de monde. Dans certains pays, la seconde vague de COVID19 est déjà une réalité. Nous savons très peu de choses sur ce virus et sur ses effets à long terme. J’espère que je me trompe et que ça ne va pas si mal se passer, mais il vaut mieux être préparé. C’est pourquoi il est important d’établir des règles qui soient applicables sur le long terme. Pour le dire autrement, et pardon pour l’expression : ça ne doit pas faire mal aux fesses 🙂 Personne ne pourra obéir longtemps à des ordres autoritaires, de toutes façons. Moi y compris 🙂 Donc nous appliquons un principe général à tout ce que nous faisons ici : il est très important d’expliquer aux gens POURQUOI ils doivent faire certaines choses. « Parce que je le demande » est une mauvaise réponse. Lorsque plusieurs de nos mesures sont entrées en vigueur plusieurs semaines avant que la pandémie ne commence, tout le monde a compris pourquoi on le faisait et personne n’a pensé qu’on en faisait trop par rapport à la situation. Nous avons divisé nos mesures en trois catégories :

  1. Comment préserver l’entreprise du COVID19
  2. Comment empêcher le COVID19 de se propager dans l’entreprise
  3. Comment protéger notre équipe de l’infection à l’extérieur

Comment préserver l’entreprise du COVID19

Mesure de la température corporelle

C’est quelque chose de très basique, mais aussi de très important – même une fois que la pandémie COVID19 sera terminée. Nous avons acheté une caméra thermique et nous l’avons installée au niveau du portique de sécurité. Bien sûr, c’est une solution onéreuse, néanmoins, avant que nous ne l’ayons installé, nous demandions simplement à nos employés de prendre leur température individuellement chez eux en utilisant un thermomètre. Les eux solutions sont très efficaces. Bien entendu, ce n’est pas une solution fiable à 100%, mais cela fonctionne bien. Donc si un employé se présente au travail avec une température corporelle dépassant 37,3°C, nous lui demandons gentiment de rester chez lui jusqu’à ce qu’il aille mieux. Parfois les gens se sentent obligés d’aller au travail même quand ils ont, par exemple, la grippe – et c’est un bon moyen de les empêcher de travailler alors qu’ils devraient être en train de se reposer. Fermé aux visiteurs Personne n’est autorisé à rentrer dans le bâtiment hormis les membres de notre équipe. Tous les enlèvements sont faits à bonne distance des bâtiments de l’entreprise. Nous étions un peu inquiets par rapport à ce choix, néanmoins, il n’y a pas eu d’effets négatifs. Tout le monde ne peut pas se permettre la même chose, les boutiques ou les salles d’exposition sont dans une situation complètement différente à ce niveau. Néanmoins, si votre commerce le permet, faites-le. Ce qui m’amène au point suivant… Pas de réunions en dehors de l’entreprise La grande majorité des réunions peut se faire en ligne – vidéoconférence, e-mail, etc … Je pense que nous pourrons continuer sur ce principe à l’avenir. Je crois que le repas d’affaire est un concept quelque peu dépassé. L’efficacité est plus importante que la forme. Plexiglas à l’accueil L’une des premières choses que nous avons faites. Nous l’avons mis en place bien que nous soyons fermés au public, donc on pourrait croire que ça ne sert à rien à l’heure actuelle, mais c’est le contraire. Nos employés continuent à se rendre à la réception pour retirer leurs colis personnels, leurs cartes d’identité, etc… RH / Recrutement Nous faisons partie des quelques chanceux et nous continuons à grandir même en ces temps difficiles – et nous avons besoin de davantage de personnes dans notre équipe. Voici une solution efficace : la première vague d’entretiens se fait sur Skype, la seconde vague dans une tente de location près de nos locaux, ce qui nous permet de préserver la distance de sécurité entre les gens. Ensuite il y a un test COVID19 (payé par l’entreprise) et voilà. Même si cela peut sembler peu orthodoxe de prime abord, cela témoigne d’une volonté d’adaptation et d’improvisation.

Comment empêcher le COVID19 de se propager dans l’entreprise

Tout le monde porte un masque Aucune exception. J’ai été vraiment surpris d’apprendre que ce n’est pas quelque chose de très répandu. Mais je pense qu’il s’agit d’une sorte d’incompréhension – en portant des masques, nous nous protégeons les uns les autres. En vérité, nous n’avons pas l’habitude de porter des masques, contrairement à certains pays comme le Japon. Et personne n’a de problème de santé lié au port du masque (ce qui semble être une excuse répandue pour ne pas en porter). Donc pensez aux autres. Peut-être que ce n’est pas très confortable, mais ce n’est pas du tout gênant et c’est un moyen simple et efficace de nous protéger les uns les autres pour ne pas attraper quelque chose – même si ce n’est qu’un rhume commun. J’aimerais que le fait de porter un masque devienne quelque chose d’habituel, et pas seulement « un désagrément lié à la pandémie ». La mentalité collective doit évoluer, cependant. Je me souviens que le fait d’aller à l’école quand on était malade était recommandé car cela montrait notre intérêt pour les cours. Mais une semaine plus tard, tout le monde était malade – y compris l’enseignant. Les pauses entre les relèves de poste Lorsque c’est possible, nous mettons en place une pause de 30 minutes entre les relèves de poste. Cela nous laisse le temps de désinfecter le poste de travail et les deux équipes ne se croisent ni dans les vestiaires ni à l’entrée. Si quelqu’un se fait contaminer, il ne faudra pas mettre tout le monde en quarantaine. Cette mesure ne coûte quasiment rien. Séparation des postes de travail Lorsque les employés sont dans leurs bureaux (p.ex. devant un ordinateur), ils ne sont pas obligés de porter leurs masques. Néanmoins, lorsqu’ils se déplacent dans le bâtiment ou lorsqu’ils s’approchent à 2 mètres les uns des autres, ils doivent les mettre. Les masques sont obligatoires dans la section de production, où il y a une concentration importante de personnes. De plus, nous commençons à installer des panneaux de plexiglas afin de séparer les postes de travail. Chaque élément de protection supplémentaire compte. Service RH. Fenêtre Nous avons aménagé des fenêtres au niveau des portes des services les plus visités – comme les RH. Ouvrir une fenêtre dans une porte ne coûte presque rien. La plupart des questions peuvent être traitées en quelques minutes par cette fenêtre. Un minimm de réunions internes La plupart des réunions internes se font maintenant en ligne et tout continue à fonctionner. Cela a amélioré les choses en quelque sorte car les réunions sont plus ciblées. Cependant, il est parfois préférable de discuter en personne, auquel cas un simple masque fonctionne bien. Ou alors on peut aller à l’extérieur – nous avons une terrasse et le temps est déjà agréable. Une bonne webcam à champ large pouvant couvrir une pièce entière constitue également une bonne solution. Distribution de désinfectant Comme la situation s’est à présent calmée, il est également possible d’acheter du désinfectant dans le commerce. Néanmoins, il y a quelques semaines, il y a avait une pénurie complète, c’est pourquoi nous avons décidé de fabriquer notre propre désinfectant en nous basant sur les instructions de l’OMS (on était sans doute les premiers à le faire à ce moment-là). Nous avons distribué le désinfectant à notre personnel et ils pouvaient également en ramener à la maison. Nous avons positionné des supports avec du désinfectant à chaque étage – la chose importante c’est qu’ils se trouvent à proximité des chemins fréquentés. Personne ne les utiliserait s’ils se trouvaient dans un obscur recoin loin de tout 🙂 Portes automatiques / poignées de porte sans contact Nous avons localisé les endroits où il y a le plus de passage et nous avons installé des portes automatiques là où il est nécessaire d’éliminer les « surfaces partagées », où davantage de gens pourraient toucher une unique surface, comme une poignée de porte. C’est une solution plus onéreuse, mais il existe des alternatives – p.ex. les poignées de porte peuvent être remplacées par des poignées de porte « sans les mains », que l’on utilise avec le coude ou le pied. Poignées de porte en cuivre Actuellement en cours – Nous allons remplacer les poignées de porte habituelles par des poignées de porte en cuivre, qui réduisent le risque de transmission. Dans l’immédiat, nous désinfectons les poignées de porte trois fois par jour. Des robinets sans contact et des distributeurs d’essuie-main Comme nous sommes dans un vieux bâtiment, il y avait des robinets classiques et des distributeurs d’essuie-main mécaniques partout. Le fait de les remplacer par des versions sans contact a permis de supprimer beaucoup de zones de contact. Désinfection à l’ozone Chaque nuit, nous désinfectons la majeure partie des espaces intérieurs avec un générateur d’ozone. C’est ainsi par exemple que les véhicules de transport en public sont désinfectés. Division d’équipe Les équipes qui sont indispensables à la production sont divisées en plus petits groupes de façon à ne pas se rencontrer. Télétravail Quiconque peut travailler de chez soi reste à la maison. À l’heure actuelle, nous essayons de déterminer comment nous allons pouvoir permettre à ces collaborateurs de revenir au bureau de façon sécurisée. Actuellement, ils peuvent venir au bureau 2-3 fois par semaine avec une limite de 3 personnes par bureau. Un simple calendrier en ligne peut aider à organiser les rotations. Test gratuit et congé maladie supplémentaire Il est déjà possible d’effectuer des tests privés, donc tout le monde peut être testé une fois par mois aux frais de l’entreprise. Aucune question. Nous avons fait passer le nombre de « jours d’arrêt » de 7 à 15. Pour remettre cela dans le contexte : Tout le monde a droit à un congé maladie payé (60% du revenu habituel) jusqu’à guérison (ici en Tchéquie), comme cela devrait être le cas partout. Nous bénéficions de jours d’absence pour maladie en plus de cela, normalement destinés à des choses comme une mauvaise migraine. Avec ces jours d’absence pour maladie, vous n’avez pas à vous demander si vous allez vous rendre au travail ou pas si vous ne vous sentez pas bien – vous pouvez simplement rester chez vous car vous n’avez pas besoin d’un diagnostic médical, et votre salaire est maintenu (et vous n’avez pas à vous inquiéter d’atteindre vos objectifs, etc…).

Comment protéger votre équipe de l’infection à l’extérieur de l’entreprise

Cantine Nous partageons la cantine avec une autre entreprise, donc nous avons passé un accord pour qu’il y ait un créneau spécifique pour nos employés. Cela ne nous coûte rien et nous diminuons le risque de transmission. Masques et autres protections Tout le monde porte un masque ou une protection respiratoire. Nous les fournissons gratuitement à notre équipe et chacun peut choisir quelle option lui convient le mieux. Nous avons des masques chirurgicaux à usage unique, des masques lavables, des foulards… Une fois encore, nous essayons de proposer davantage d’options afin que les gens puissent choisir la solution la moins gênante. Cela augmente les probabilités que les gens les portent régulièrement. Récemment, nous avons commencé à distribuer des masques FFP2 en nombre suffisant non seulement pour nos collaborateurs, mais aussi pour leurs familles. Ils seront pratiques si une seconde vague de COVID19 frappe le pays. Transport – covoiturage et vélos Les transports publics surpeuplés augmentent les probabilités de propagation de la maladie. Au tout début de la quarantaine, je me suis dit que le vélo était un formidable moyen de circuler en ville. Avec mon ami Tomas Cupr (entrepreneur et investisseur tchèque), nous avons décidé de sponsorisé un projet de vélo partagés appelé Rekola, de façon à ce que les gens puissent les utiliser gratuitement partout dans le pays pendant deux semaines. Nous avons également fait construire un abri à vélos en face du bâtiment, pour que les gens puissent venir au travail en vélo. Néanmoins, Prague est une ville plutôt grande, donc tout le monde ne peut pas venir au travail en vélo. C’est pourquoi nous avons décidé d’aider l’organisation du covoiturage / des voitures partagées. Nos collaborateurs obtiennent des bonus financiers s’ils transportent leurs collègues au travail. Salons et autres évènements Nous avons annulé notre venue à tous les salons, foires et autres évènements. Et ce bien avant que les évènements soient annulés par les organisateurs. Nous nous rendons à au moins 40 évènements chaque année, nous avons un groupe de plus de 10 personnes qui parcourt le monde, toute l’année. À l’heure actuelle, j’ai tendance à penser que nous allons éviter tous les évènements jusqu’à ce qu’un vaccin contre le COVID19 soit découvert. Entre-temps, nous essayons de vous proposer du contenu en ligne supplémentaire. Notre propre coiffeur 🙂 D’accord, c’est quelque chose de très spécifique, mais c’est assez génial et je crois que cela mérite d’être mentionné – certains de nos collègues sont coiffeurs en fait. Donc nous aménageons un petit espace sur notre terrasse, où vous pouvez vous faire faire une coupe sympa. Et franchement, il y en avait besoin 🙂 Après des semaines de confinement, certains d’entre nous commençaient à avoir l’air… négligé. Et les seuls salons autorisés à ouvrir étaient les salons de toilettage canin. Et il y a du progrès également ! Nous avons commencé avec une simple tondeuse, mais maintenant on peut également faire des mèches 😉 Cela peut sembler dingue, mais finalement c’est assez pratique et cela a renforcé les liens dans l’équipe. Terrain de sport extérieur Suite au succès de notre salon de coiffure interne, nous avons décidé de conquérir un autre terrain : une salle de sport à ciel ouvert.. Il sera accessible à nos collègues à l’extérieur, près de la tente RH que j’ai déjà mentionné. De cette manière, les gens peuvent profiter d’une saine activité sans se rendre dans une salle de sport, où le risque de transmission peut être plus important. J’espère que certains parmi vous trouveront cette liste utile. Nous avons appliqué ces mesures depuis un peu plus de deux mois et en prenant essentiellement des décisions responsables et des précautions, nous n’avons pas eu besoin d’imposer des restrictions lourdes aux activités de notre entreprise. N’hésitez pas à partager vos propres idées, celles que vous avez pu mettre en place dans votre entreprise et qui inspirent les autres. Ensemble, nous sommes plus forts !